Ett e-arkiv är en digital lösning för långsiktig lagring av information. Systemet hjälper företag att organisera, bevara och tillgängliggöra dokument och data som måste sparas enligt lag eller interna behov. Det används främst för att säkerställa att information kan återfinnas i framtiden i sitt ursprungliga skick, även när ursprungliga system tas ur drift.
Vad är ett e-arkiv?
Till skillnad från vanliga digitala arkiv är ett e-arkiv strukturerat för att hantera metadata och kontextuell information. Det innebär att dokumenten inte bara sparas, utan också förses med information om innehåll, upphov, versionshistorik och lagringssyfte. Ett korrekt uppsatt e-arkiv uppfyller både juridiska och tekniska krav på informationsbevarande.
Att komma igång med arkiveringen kräver ofta att man tar hjälp av ett företag. Läs mer om e-arkiv på ArkivIT.
Fördelar med digital arkivering
Digital arkivering i form av e-arkiv möjliggör centraliserad åtkomst till verksamhetskritisk information. Det reducerar risken för informationsförlust, minskar fysisk lagringsyta och ger bättre överblick över historiska data. Dessutom kan arbetsflöden effektiviseras genom automatisk arkivering av dokument direkt från verksamhetssystem.
Vanliga fördelar med e-arkiv inkluderar:
- Minskad manuell hantering av dokument
- Bättre åtkomst till historisk data
- Förenklad efterlevnad av lagkrav
- Lägre kostnader för fysisk lagring
Implementera e-arkiv som företag
En vanlig strategi är att först genomföra en förstudie där behov av arkivering och befintliga informationsflöden analyseras. Därefter väljs en plattform som uppfyller dessa krav, ofta med stöd för standarder som OAIS och FGS. Implementationen kräver samarbete mellan IT, arkivarie och juridik. Det är också viktigt att definiera processer för tilldelning av metadata och rutiner för löpande arkivering.
Så här brukar en implementering se ut:
- Förstudie och behovsanalys
- Val av e-arkivlösning
- Integration med befintliga system
- Utbildning av personal
- Upprättande av arkiveringsrutiner
Lagring och säkerhet i molnet
Många e-arkivsystem erbjuder molnbaserad lagring, vilket innebär att arkivdata ligger på externa servrar. Fördelen är hög tillgänglighet, men det kräver också noggrann kontroll över åtkomst och kryptering. Det är vanligt att arkiven speglas geografiskt för redundans och att lagringen sker enligt svenska eller EU-baserade dataskyddskrav. Detta säkerställer att datan är skyddad både fysiskt och digitalt.
Lagar och regler e-arkivering och bokföring
Ett e-arkiv måste uppfylla ett flertal lagkrav. För offentliga aktörer gäller offentlighetsprincipen och arkivlagen, medan privata företag ofta har att följa GDPR, bokföringslagen och ibland sektor-specifika regler. Bokföringslagen säger att man ska spara bokföringen i 7 år.
Skillnad mellan e-arkiv och molnlagring
Molnlagring är en tjänst för att lagra filer, men saknar ofta funktioner för långtidsbevarande och juridisk spårbarhet. Ett e-arkiv innehåller funktioner för att hantera metadata, bevarandeformat och spårbarhet i enlighet med arkivkrav. Skillnaden är alltså inte bara teknisk utan även juridisk och funktionell. Där molnlagring ofta används för operativt arbete, används e-arkiv för bevarande och historik.
Behövs verkligen e-arkiv för bokföring
Det korta svaret är nej. E-arkivering är i många fall “overkill” eftersom bokföringen inte behöver sparas så länge. För riktigt stora bolag eller företag som vill dokumentera sin bokföring långsiktigt kan dock nyttja e-arkiv till sin fördel.